Vous envisagez de mettre en place une formation « sur mesure » au sein de votre entreprise.
Voici quelques conseils pour vous aider à rédiger votre cahier des charges, qui nous permettra de vous proposer le dispositif le plus adapté à vos besoins et objectifs.

Cahier des charges technique ou cahier des charges fonctionnel ?

Le contenu du cahier des charges dépendra du type de prestation attendu, la terminologie « achat » distinguant 2 grandes catégories de cahiers des charges :

Le cahier des charges technique

- Il décrit les attentes en termes de caractéristiques précises.
- Il pourra aller jusque détailler le contenu de la formation, l’organisation des séquences et les méthodes pédagogiques employées.
- L’organisme de formation sera dans ce cas évalué sur sa capacité à exécuter une prestation prédéfinie : les critères de  choix porteront alors sur les références de l’organisme sur ce type de prestation, ou bien sur le CV de l’intervenant, ou encore la capacité matérielle à assurer la prestation dans les délais impartis.

Le cahier des charges fonctionnel

- Il sera centré sur le « pourquoi » (quel est le problème à résoudre) et le « pour quoi » (quels objectifs, quel enjeu) et non plus sur le « quoi » (comment y arriver).
- Dans ce cas, le prestataire sera évalué sur sa capacité d’analyse du contexte et de la problématique à traiter, la créativité et la cohérence du dispositif proposé (formulation des objectifs pédagogiques, contenu et déroulement, choix des méthodes, séquencement dans le temps, profil de ou des intervenants, …).
- L’entreprise pourra même attendre du prestataire un retour « critique » sur le projet, ainsi que des suggestions en termes de conditions de réussite.

Le premier type de cahier des charges positionne le prestataire dans une logique « sous-traitance », alors que le second lui confère un véritable rôle de partenaire.

Les points clés de votre cahier des charges

Quel que soit le type de cahier des charges retenu (technique ou fonctionnel), le tableau ci-après récapitule toutes les rubriques indispensables au prestataire pour construire sa réponse, et à l’Entreprise pour élaborer sa grille de comparaison des offres :

Coordonnées de l’Entreprise :

- Nom et légitimité du demandeur
- Coordonnées de l’interlocuteur en charge du projet

Contexte général de la demande :

- Quelle est la situation d’origine (dysfonctionnement, incident, projet, évolution d’organisation, évolution du métier, nouvelle technologie, nouveau marché…), quels sont les enjeux, que se passera-t-il si la demande n’est pas satisfaite ?

Vos objectifs :

- Quels sont les changements attendus, la situation souhaitée, à quelle échéance ?

- Quelles sont les caractéristiques du public visé par l’action de formation ? (nombre, âge, qualification, niveau, ancienneté, postes tenus, historique formation, motivations, à se former, attentes, positionnement hiérarchique, etc…) ?

Quelles sont les contraintes à prendre en compte ?

- Durée maximale, taille des groupes, composition des groupes, planification, disponibilité des personnes

La formation est-elle le seul moyen mis en œuvre pour aboutir aux changements attendus ? D’autres actions sont-elles prévues ?

Quelles sont les modalités d’évaluation souhaitées ?

Quel est le format attendu pour la réponse ?

- Contenu, informations obligatoires, références, CV des formateurs, déroulé pédagogique, méthodes utilisées, ???

Quels seront les critères de sélection du prestataire ?

Calendrier de la consultation

- Date limite de remise des offres, dépouillement et analyse des réponses, soutenances éventuelles, choix définitif du prestataire

Le choix du prestataire

Il est souvent difficile de choisir le « bon prestataire », les propositions étant difficilement comparables,et certaines particuliètement bien « packagées » … Comment  vous assurer que la proposition est adaptée à vos besoins, pertinente, réellement « sur mesure ».

Voici une check-list qui vous permettra d’évaluer la pertinence d’une offre de formation :

  • Reformulation du contexte et de la demande démontrant une parfaite compréhension
  • Approche et objectifs pédagogiques en adéquation avec les objectifs opérationnels
  • Contenu, plan et méthodes pédagogiques en cohérence avec les objectifs pédagogiques
  • Dispositif répondant aux besoins et aux contraintes
  • Profil du formateur adapté
  • Mise en place d’un suivi pédagogique
  • Eléments d’organisation logistique
  • Modalités d’évaluation